Step Approval

Step Approval menjeda Run sampai seseorang memberikan jawaban ya atau tidak. Alur mengirimkan email berisi tautan privat; penerima membuka tautan tersebut, membaca pesan kamu, lalu memilih Approve atau Reject. Run kemudian berlanjut pada jalur yang sesuai. Gunakan step ini untuk meminta persetujuan klien atas penawaran, draft unggahan, atau invoice sebelum workflow meneruskannya.

Orang yang memberikan keputusan tidak memerlukan akun Alur. Kamu juga dapat memberikan keputusan sendiri dari halaman Run.

Meminta persetujuan

1. Di editor workflow, tekan + dan pilih Approval.
2. Di To, masukkan alamat email orang yang memutuskan.
3. Tulis Subject dan Message yang akan mereka lihat.
4. Hubungkan step yang harus berjalan saat disetujui ke Approved, dan step untuk penolakan atau tanpa jawaban ke Rejected.
5. Opsional, atur Time limit (days) dan Password protection.

Untuk meninjau sendiri, lihat Menyetujui sendiri, di Alur.

Cara kerjanya

Approval memiliki dua handle di sisi kanannya, seperti Condition:

• Approved — step yang berjalan ketika orang tersebut menyetujui.
• Rejected — step yang berjalan ketika orang tersebut menolak, atau ketika tidak ada keputusan sebelum batas waktu.

Setiap hubungan keluar harus dimulai dari salah satu dari kedua handle ini.

Saat step berjalan, step ini mengirim satu email dari alamat Alur sendiri, dengan namamu sebagai pengirim ("Nama Kamu via Alur"), emailmu sebagai Reply-To, subjek dan pesan kamu, lalu menambahkan tautan persetujuan di bawah pesan. Kamu tidak perlu connection email. Run kemudian menunggu. Statusnya tetap running; di halaman Run, step menampilkan Waiting for approval. Di kanvas saat uji coba, step berwarna kuning selagi menunggu orang lain dan menjadi hijau setelah disetujui atau ditolak.

Kolom	Catatan
To	Orang yang memberikan keputusan: satu alamat email. Menerima expression {{ }}, misalnya {{ trigger.email }}.
Subject	Subjek email: satu baris, maksimal 80 karakter, tanpa tautan.
Message	Dikirim persis seperti yang kamu tulis dan ditampilkan di halaman persetujuan. Maksimal 5.000 karakter, tanpa tautan: taruh tautan di Links.
Page title	Ditampilkan di bagian atas halaman persetujuan. Jika kosong, subjek yang digunakan.
Links	Maksimal 10 alamat web berlabel yang ditampilkan di halaman, misalnya pratinjau atau dokumen.
Media file IDs	Maksimal 10 file dari library Media kamu, satu ID per baris atau dipisahkan koma. Gambar ditampilkan sebagai thumbnail; file lain menjadi tautan unduhan.
Time limit (days)	Jika kosong, batasnya 3 hari. Dari 1 menit (0.0007) sampai 30 hari.
Password protection	Off (tautan saja sudah cukup) atau Password. Lihat Perlindungan password.

Setiap kolom teks menerima expression {{ }} yang diselesaikan saat step berjalan.

Menggunakan keputusan

Step berikutnya dapat membaca output step ini:

Variable	Artinya
{{ <stepId>.decision }}	approved, rejected, atau timeout jika tidak ada keputusan tepat waktu.
{{ <stepId>.note }}	Catatan yang ditulis orang tersebut, atau kosong. Maksimal 1.000 karakter.
{{ <stepId>.decidedAt }}	Waktu keputusan dibuat (atau waktu batas waktu berakhir).

Menyetujui sendiri, di Alur

Setel Siapa yang menyetujui ke Saya, di Alur jika kamu ingin meninjau sesuatu sendiri, misalnya teks atau gambar yang dibuat step AI, sebelum run dilanjutkan. Tidak ada email yang dikirim, jadi kolom To, Subject, serta password tidak ditampilkan.

• Tulis yang ingin kamu tinjau di Message, misalnya {{ <aiStepId>.text }}. Tautan dan file Media berfungsi seperti biasa.
• Run menunggu dan tampil sebagai Menunggu di halaman Persetujuan, dengan tautan Tinjau. Buka, baca pesan, tautan, dan file, tambahkan catatan opsional, lalu pilih Approve atau Reject. Run dilanjutkan di jalur tersebut, dan batas waktu bekerja dengan cara yang sama.
• Tidak ada tautan publik: tidak ada orang lain yang dapat memutuskan.
• Jika Page title dikosongkan, baris pertama pesan dipakai.

Halaman persetujuan

Tautan membuka halaman berisi judul, pesan, tautan, dan file kamu, kotak untuk catatan opsional, serta tombol Approve dan Reject.

• Setiap tautan terbuka di tab baru, dan alamat situsnya ditampilkan di samping label agar orang tersebut dapat melihat tujuannya.
• Hanya satu keputusan yang dihitung. Klik kedua, orang kedua, atau memuat ulang halaman setelah memutuskan akan menampilkan hasil yang tercatat, tanpa tombol.
• Setelah diputuskan, kedaluwarsa, atau dibatalkan, tautan hanya menampilkan hasilnya.
• Halaman ditampilkan dalam Bahasa Indonesia jika browser orang tersebut memilih Bahasa Indonesia, dan dalam Bahasa Inggris untuk bahasa lainnya. Email dikirim persis seperti yang kamu tulis.
• Siapa pun yang memiliki tautan dapat memberikan keputusan (kecuali dilindungi password), jadi bagikan tautan hanya kepada orang yang berwenang memutuskan.

Memutuskan dari halaman Run

Selama step menunggu, halaman Run menampilkan:

• tautan persetujuan dengan tombol Copy link, jika email tidak sampai;
• batas waktu;
• apakah halaman dilindungi password, berapa kali password salah dimasukkan, dan sampai kapan halaman terkunci (password itu sendiri tidak pernah ditampilkan);
• tombol Approve dan Reject dengan catatan opsional. Kamu sudah masuk sebagai pemilik, sehingga password tidak diperlukan.

Hanya kamu yang dapat melihat atau memutuskan persetujuan milik kamu.

Riwayat persetujuan

Persetujuan di sidebar menampilkan semua permintaan persetujuan dari workflow kamu, terbaru lebih dulu, dari semua workflow. Setiap baris menampilkan judul permintaan (dan catatan, jika orang tersebut menulisnya), workflow, status, kapan diminta, serta kapan diputuskan, atau kapan batas waktunya jika masih menunggu.

• Statusnya Menunggu, Disetujui, Ditolak, Kedaluwarsa (tidak ada yang memutuskan tepat waktu) dan Dibatalkan (step atau run gagal lebih dulu). Baris yang sudah diputuskan juga menyebutkan apakah diputuskan dari aplikasi atau lewat tautan.
• Gunakan filter di atas tabel untuk melihat satu status saja.
• Klik sebuah permintaan untuk membuka Runnya, tempat kamu dapat menyalin tautan atau memutuskan persetujuan yang masih menunggu.
• Daftar menampilkan 200 terbaru. Tautan dan detail password tidak ditampilkan di sini, hanya di halaman Run.

Perlindungan password

Dengan Password, halaman hanya menampilkan judul dan kotak password sampai password yang benar dimasukkan. Password adalah kolom seperti kolom lainnya, sehingga setiap klien dapat memiliki password sendiri, misalnya {{ <databaseStepId>.row.password }} dari step Database yang menemukan baris klien tersebut. Kirimkan password melalui jalur yang berbeda dari tautan, misalnya melalui chat.

• Password yang benar membuka halaman selama 1 jam di browser tersebut.
• Lima kali password salah mengunci halaman selama 15 menit. Selama terkunci, password yang benar pun ditolak. Password yang salah dan password yang kosong menghasilkan pesan yang sama.
• Password kosong (misalnya sel Table yang kosong) membuat step gagal. Alur tidak pernah beralih ke halaman terbuka.
• Alur hanya menyimpan bentuk teracak (hash) dari password dan tidak menyertakannya dalam input step yang tercatat.
• Batasan: password yang diketik langsung di kolom tetap tersimpan di draft workflow dan di salinan workflow pada Run, yang dapat kamu lihat. Gunakan referensi {{ }} ke sel Table agar password tidak tersimpan di sana.

Batas waktu

Jika tidak ada keputusan sebelum batas waktu, Run berlanjut pada Rejected dengan keputusan timeout, dan tautan hanya menampilkan bahwa permintaan telah kedaluwarsa. Alur tidak pernah menyetujui secara otomatis.

Error

Hal-hal berikut membuat step gagal dengan pesan di halaman Run, tanpa dicoba ulang:

• batas waktu yang bukan angka antara 1 menit dan 30 hari;
• tautan yang bukan http atau https, berisi nama pengguna atau password, kosong, atau lebih dari 10 tautan;
• ID file Media yang bukan file di library kamu sendiri;
• perlindungan password dengan password kosong;
• To yang bukan tepat satu alamat email, atau subjek atau pesan yang berisi tautan;
• alamat yang meminta tidak menerima email persetujuan dari Alur;
• batas pengiriman, atau email persetujuan dijeda untuk akunmu.

Jika step atau Run gagal selama persetujuan menunggu, persetujuan tersebut tidak lagi menerima keputusan.

Percobaan ulang dan Run yang dilanjutkan

Jika Run dilanjutkan atau step dicoba ulang setelah email terkirim, Alur menggunakan tautan yang sama dan tidak mengirim email lagi, sehingga email tidak terkirim dua kali dan tautan tetap berlaku. Jika layanan email sedang terganggu sebentar, step dicoba ulang.

Batas pengiriman

Email persetujuan dikirim dari alamat Alur, jadi Alur menjaga alamat itu dari penyalahgunaan:

• Maksimal 20 email persetujuan per hari per akun, 3 per hari ke alamat yang sama, dan 5 per hari ke alamat yang belum pernah kamu email.
• Setiap email diakhiri Tidak merasa meminta ini?. Orang yang memakainya tidak akan menerima email persetujuan dari Alur lagi, dari akun mana pun. Jika beberapa orang melaporkan emailmu dalam seminggu, email persetujuan dijeda untuk akunmu sampai kamu menghubungi dukungan.

Batasan

• Hanya jalur utama. Approval tidak dapat berada di dalam loop body For each. Editor tidak akan menyimpan workflow sampai step tersebut dipindahkan.
• Keputusan satu orang: dua hasil, tanpa pengingat, tanpa perpanjangan batas waktu, dan keputusan tidak dapat diubah setelahnya.